Mac OS X Server - Datenspeicher im Netzwerk

Es kommt schon recht stark auf die Dokumente an.

Briefe verwaltet man am besten in der Kundendatenbank. (Mails übrigens auch) Keine Ablage auf dem Server. CRM und Ablage direkt in Filemaker & Co. Photos bleiben am besten auf dem Server und werdem mit einem Profitool verwaltet.

Es empfiehlt sich die Verwaltung und Zugriffsrechte pro Rechner und nicht pro Dokument zu organisieren. Man spart viel Zeit.

Allgemeine Dokumente kann man auch über Wikis freigeben. Der OS X Server sollte das Wiki schon auf der Original CD haben.

Wenn man Dokumente wirklich mit Versionskontrolle braucht sollte man bei Adobe - Framemaker oder die technical communication Suite anschauen. http://www.adobe.com/de/products/technicalcommunicationsuite/features/

Danke für deine Antwort. Es sind vorallem Word Dokumente und PDF’s

Hat sonst noch jemand ein Tipp wie man das am einfachsten lösen könnte?

Am einfachsten:

• Möglichkeit zum gleichzeitigen Bearbeiten unterbinden, was bereits vom Dateisystem übernommen wird (pessimistisches Sperren). D.h. nur ein Benutzer kann eine Datei mit Schreibrechten öffnen, alle folgenden dürfen nur Lesen, bis jener welcher die Datei Sperrt, diese wieder freigibt.
• Benutzer dahingehend “erziehen”, dass sie selbstständig nach dem Speichern respektive Erstellen einer neuen Version, die Arbeitsdatei in ein Archivverzeichnis kopieren, die inkrementierte Versionsnummer dem Dateinamen anhängen (evtl. auch noch eine kurze Beschreibung der vorgenommenen Änderungen) und dann noch in einem Protokoll (kann in der Arbeitsdatei geschehen oder separat geführt werden) die Änderungen aufführen.

Ein Beispiel:

/documents/aDocument (<- Arbeitsdatei, jeder arbeitet mit dieser und keiner anderen Version) /documents/archive/_protocollDocument (<- hier werden die Änderungen detailiert aufgeführt) /documents/archive/aDocument_v001_initial_version /documents/archive/aDocument_v002_changed_specification_XY

An SVN, CVS oder ähnlichem werden die meisten Leute keine Freude haben, weil sie zuerst ein Dokument “ausckecken” müssen, es dann erst bearbeiten können und es am Ende wieder “einchecken” müssen. Und wenn während einer solchen Transaktion ((commit), check-out, update, commit), ein anderer Benutzer dasselbe tut, ergibt dies beim “einchecken” einen “gemischten Salat” und diesen zu beseitigen ist stets mühsam (zum Teil überhaupt nicht mehr möglich, weder für menschliches Hirn noch für sonst etwas). In der Softwareentwicklung kann man solchen Problemen in der Regel vorbeugen, da nicht jeder für alles Zuständig ist und überall Änderungen vornimmt, aber auch hier führt es zu massiven Problemen, wenn ausgehend von derselben Version Änderungen vorgenommen und “eingecheckt” werden. Aber die ganze Problematik lässt sich so schnell nicht vollständig erklären.

Die genannte händische Variante, funktioniert sogar bei hunderten Leuten recht gut, sofern alle dieselbe Datenquelle benutzen und dort nicht auch noch etwas synchronisiert wird.

Ich würde, gerade in einem Office-Umfeld mit vielen Nicht-Technik-Versierten, auch eine händische Versionsverwaltung empfehlen. Bei uns ist etwas im Stil von …/documents/ProjectXY/ <- Directory …/documents/ProjectXY/archive <- Archiv-Directory …/documents/ProjectXY/Business-Case-2009-02-18.doc …/documents/ProjectXY/Business-Case-2009-02-20.doc im Einsatz. Wer ein Dokument als erster an einem Tag modifiziert, legt eine neue datierte Version an, womit implizit die jeweils neuste die gültige ist. Das erlaubt auch mehrere Zwischenversionen pro “offizielle” Version, da eine Bearbeitung ja mehrere Tage gehen kann. Wenn dann die Menge der “datierten” Dateien zu gross ist, werden die alten nach …/archive verschoben oder (je nach Dokument-Typ) auch gleich gelöscht.

Wir haben bei uns gerade eine ähnliche Fragestellung: Das Organisieren ist okay und den Zugriff haben wir geregelt. Aber was empfehlt ihr, um die Daten zwischen MacBook und Server zu «synchronisieren»? Wir wollen den Server nicht einfach als de-facto externe Festplatte einsetzen, sondern es sollte die Daten auf dem Server mit denjenigen auf dem MacBook abgleichen, so dass immer und überall die aktuellen Dateien sind. Ausserdem möchte ich lokal auf die Dateien zugreifen und damit arbeiten können.

Hallo Dr. Mo,

für dieses Szenario empfiehlt sich nun der Einsatz eines Versionskontrollsystemes wie SVN (verzeichnisbasiert), CVS (dateibasiert) und ähnlichem.

Kurze Erklärung wie das dann abläuft:

• Zuerst wird ein Verzeichnis definiert, aus welchem die Daten, auf welche zugegriffen werden soll, stammen (“Originaldaten”)
• Jeder Benutzer kann anschliessend Daten aus diesem Verzeichnis “auschecken” (alles oder auch nur Teile davon) und hat anschliessend lokal eine Kopie davon (Daten und Verzeichnisstruktur), mit welcher gearbeitet wird
• Sobald Zugriff auf das Netzwerk mit den “Originaldaten” hat, können alle Bearbeiteten Daten wieder “eingecheckt” werden, wobei hier wieder unvermeidbare Komplikationen auftreten können wenn mehrere Benutzer ausgehend von derselben Version Änderungen getätigt haben

Diese Versionskontrollsysteme weisen einen dann auch brav darauf hin, welche Dateien verändert (sei es nun auf der Server- oder Clientseite) worden sind und einer Synchronisation bedürfen, man muss dann also von Zeit zu Zeit wieder die neusten Daten vom Server holen.

In der Regel ist obengenanntes aber überflüssig, da mittels VPN oder ähnlichem meist ein Netzwerkzugriff erfolgen kann.

Hmm, habe auch schon von dieser Lösung gehört. Ist diese aber unter «Nicht-IT-Freaks» praktikabel? Anders gefragt: Gibt es auch eine simplere Lösung, welche vielleicht nicht perfekt ist? Uns geht es ja weniger um die exakte Versionskontrolle, sondern mehr um das Synchronisieren (auch wenn ich den Zusammenhang natürlich schon sehe).

Praktikabel ist dies auf jeden Fall, zumal auch einfach zu bedienende Benutzeroberflächen für die diversen verfügbaren “back ends” (SVN, CVS, etc.) existieren. Dennoch: Datensynchronisierung setzt immer etwas Planung, Nachdenken und Sorgfalt voraus.

Mit ChronoSync beispielsweise wird sicherlich jeder zurechtkommen: http://www.econtechnologies.com/site/Pages/ChronoSync/chrono_overview.html

Oder hier werden noch einige weitere aufgelistet: http://www.versiontracker.com/php/qs.php?pg=1&str=synch&srchArea=macosx&by=dlCountVersion&dir=desc

Vielen Dank für die tollen Tipps. Bietet die Mac OS X Server Version nicht schon gewisse Tools? Also die Zugriffsverwaltung habe ich mir angeschaut.